informations générales
Rhône
CDD
Offre accessible que si vous êtes admis au sein de notre BTS GPME
1. Inscription aux examens
- Collecte des informations nécessaires à l'inscription des étudiants (nom, prénom, formation, coordonnées, etc.).
- Remplissage des formulaires d'inscription pour les examens (en ligne ou papier), en respectant les consignes et les dates limites.
- Vérification des pièces justificatives pour les inscriptions (carte d'identité, justificatif de formation,etc.).
- Suivi des dossiers d'inscription pour s'assurer que tout est conforme et que les étudiants sont bien inscrits à l'examen.
- Communication avec les étudiants pour confirmer leur inscription et leur fournir les informations nécessaires (dates, lieux, documents à apporter, etc.).
2. Aide à la saisie des CERFA et conventions
- Saisie des données administratives dans les formulaires CERFA (par exemple, pour les demandes de financement ou de prise en charge par les OPCA).
- Vérification des informations des étudiants et des conventions de formation (date de début et fin de formation, montant de la prise en charge, etc.).
- Rédaction et mise à jour des conventions de formation, en veillant à ce que toutes les informations légales et contractuelles soient correctes.
- Archivage des documents CERFA et conventions dans le respect des procédures internes
3. Suivi de l'assiduité des apprentis
- Traitement de l'assiduité : saisie sur Yparéo,
- Alerter les assistantes de formation, dès lors qu'un apprenti cumule 35H d'absences, afin de déclencher un suivi de ce jeune.
4. Gestion des cartes étudiantes
- Vérification des demandes de cartes étudiantes des nouveaux étudiants (photo, coordonnées, formation suivie, etc.).
- Édition et distribution des cartes étudiantes aux étudiants, en veillant à ce qu'ils aient bien tous les documents nécessaires.
- Mise à jour des bases de données des étudiants pour intégrer les informations liées aux cartes étudiantes (date de validité, statut, etc.).
- Gestion des demandes de renouvellement ou de remplacement de cartes étudiantes en cas de perte ou d'oubli.
5. Gestion des cartes Pass Région : Avec l'appui des assistantes formation du CFA, traiter les demandes de Pass Région,
6. Rédaction de courriels professionnels
- Rédaction de courriels pour communiquer avec les étudiants (informations pratiques, rappels sur les examens, convocations, etc.).
- Envoi de confirmations de réception des inscriptions ou des documents.
- Rédaction de réponses aux demandes des étudiants concernant leur formation, les démarches administratives, ou les examens.
- Rédaction de courriels de relance pour récupérer les documents manquants ou rappeler les échéances importantes.
7. Gestion des appels téléphoniques
- Réception des appels téléphoniques des étudiants, formateurs ou partenaires externes et fournir des informations administratives ou pédagogiques.
- Selon la nature de l'appel et du besoin exprimé, tracer les appels en élaborant un mail à destination de la personne concernée, qui apportera une suite (exemple toute demande d'information sur un partenariat avec le CFA, un besoin d'un employeur, un candidat sur une formation du CFA) devra donner lieu à une information de la direction et de la responsable des opérations.
8. Autres tâches administratives courantes
- Classement et archivage des documents administratifs (inscriptions, conventions, dossiers étudiants, etc.).
- Mise à jour de la base de données des étudiants, en ajoutant ou modifiant les informations personnelles et les documents reçus.
- Gestion de la documentation administrative : mise à jour des modèles de documents, des guides d'instruction, des fiches pratiques pour les étudiants.
- Aide à la préparation des réunions administratives : préparation des documents à distribuer et prise de notes lors des réunions.
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaire1. Inscription aux examens
- Collecte des informations nécessaires à l'inscription des étudiants (nom, prénom, formation, coordonnées, etc.).
- Remplissage des formulaires d'inscription pour les examens (en ligne ou papier), en respectant les consignes et les dates limites.
- Vérification des pièces justificatives pour les inscriptions (carte d'identité, justificatif de formation,etc.).
- Suivi des dossiers d'inscription pour s'assurer que tout est conforme et que les étudiants sont bien inscrits à l'examen.
- Communication avec les étudiants pour confirmer leur inscription et leur fournir les informations nécessaires (dates, lieux, documents à apporter, etc.).
2. Aide à la saisie des CERFA et conventions
- Saisie des données administratives dans les formulaires CERFA (par exemple, pour les demandes de financement ou de prise en charge par les OPCA).
- Vérification des informations des étudiants et des conventions de formation (date de début et fin de formation, montant de la prise en charge, etc.).
- Rédaction et mise à jour des conventions de formation, en veillant à ce que toutes les informations légales et contractuelles soient correctes.
- Archivage des documents CERFA et conventions dans le respect des procédures internes
3. Suivi de l'assiduité des apprentis
- Traitement de l'assiduité : saisie sur Yparéo,
- Alerter les assistantes de formation, dès lors qu'un apprenti cumule 35H d'absences, afin de déclencher un suivi de ce jeune.
4. Gestion des cartes étudiantes
- Vérification des demandes de cartes étudiantes des nouveaux étudiants (photo, coordonnées, formation suivie, etc.).
- Édition et distribution des cartes étudiantes aux étudiants, en veillant à ce qu'ils aient bien tous les documents nécessaires.
- Mise à jour des bases de données des étudiants pour intégrer les informations liées aux cartes étudiantes (date de validité, statut, etc.).
- Gestion des demandes de renouvellement ou de remplacement de cartes étudiantes en cas de perte ou d'oubli.
5. Gestion des cartes Pass Région : Avec l'appui des assistantes formation du CFA, traiter les demandes de Pass Région,
6. Rédaction de courriels professionnels
- Rédaction de courriels pour communiquer avec les étudiants (informations pratiques, rappels sur les examens, convocations, etc.).
- Envoi de confirmations de réception des inscriptions ou des documents.
- Rédaction de réponses aux demandes des étudiants concernant leur formation, les démarches administratives, ou les examens.
- Rédaction de courriels de relance pour récupérer les documents manquants ou rappeler les échéances importantes.
7. Gestion des appels téléphoniques
- Réception des appels téléphoniques des étudiants, formateurs ou partenaires externes et fournir des informations administratives ou pédagogiques.
- Selon la nature de l'appel et du besoin exprimé, tracer les appels en élaborant un mail à destination de la personne concernée, qui apportera une suite (exemple toute demande d'information sur un partenariat avec le CFA, un besoin d'un employeur, un candidat sur une formation du CFA) devra donner lieu à une information de la direction et de la responsable des opérations.
8. Autres tâches administratives courantes
- Classement et archivage des documents administratifs (inscriptions, conventions, dossiers étudiants, etc.).
- Mise à jour de la base de données des étudiants, en ajoutant ou modifiant les informations personnelles et les documents reçus.
- Gestion de la documentation administrative : mise à jour des modèles de documents, des guides d'instruction, des fiches pratiques pour les étudiants.
- Aide à la préparation des réunions administratives : préparation des documents à distribuer et prise de notes lors des réunions.
